Non puoi deciderlo da solo.
Ma puoi proporlo bene.
Lo strumento si adotta in assemblea, a maggioranza. Il modo più efficace non è lamentarsi: è arrivare con una proposta chiara e i testi pronti. Li trovi qui sotto.
Come si porta la proposta
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Parlane con un paio di vicini
Per chiedere formalmente la convocazione servono almeno due condòmini con un sesto dei millesimi. Spesso bastano le persone già stanche della stessa situazione. La scheda qui sotto serve proprio a questo.
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Invia la richiesta all'amministratore
Con la lettera pronta chiedi di inserire all'ordine del giorno la valutazione di un fascicolo digitale del fabbricato. L'amministratore deve convocare entro 10 giorni.
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Presentalo in assemblea
La bozza del punto all'ordine del giorno e la scheda sintetica rendono la discussione concreta. Si vota, e se passa il condominio parte con il suo archivio.
L'argomento più forte: il fascicolo è del condominio, non dell'amministratore. Se l'amministratore cambia, gestionale e informazioni restano, e il nuovo trova già tutto lo storico.
Vuoi saperne di più prima dell'assemblea?
- Una call conoscitiva
ti mostriamo lo strumento e rispondiamo alle tue domande - Una brochure
da far girare tra i condòmini o portare in assemblea - Risposte ai dubbi dei vicini
costi, attivazione, ruolo dell'amministratore
Nessun impegno, nessun costo.
Il tuo ruolo è controllare. Qui hai gli strumenti per farlo.
Non più "chiedo all'amministratore e ti faccio sapere": quando un vicino chiede, rispondi con i dati alla mano.
La memoria esce dalla testa delle persone
Storico, fornitori, impianti e procedure restano al condominio. Se cambia l'amministratore o finisce il tuo mandato, non si perde niente.
Controlli senza dover chiedere
Segnalazioni aperte, lavori in corso, scadenze e comunicazioni in un unico quadro.
Lavori seguiti dall'inizio alla fine
Ogni lavoro ha il suo stato, dal sopralluogo al completamento, con note datate e preventivo e consuntivo affiancati.
Sinistri in chiaro
Polizza, importi richiesti e liquidati, documenti e lavori collegati: sai sempre a che punto è ogni pratica.
Delibere verificabili
Verbali e delibere in un archivio ordinato: controlli cosa si è deciso e cosa è stato fatto davvero.
Documenti che nessuno può alterare
Ogni documento del Fascicolo del Fabbricato ha un'impronta digitale che prova che non è stato modificato. Ogni versione resta.
Resta uno strumento: non ti rende amministratore e non sostituisce il tuo giudizio. Ti toglie solo la fatica di inseguire le informazioni.
Il fascicolo non si riempie da solo
Funziona quando ognuno porta la parte che conosce. Nessuno deve fare tutto: ma qualcuno deve fare ogni cosa.
L'archivio di partenza
Caricano i documenti che il condominio ha già: verbali, regolamento, tabelle millesimali, certificazioni, libretti degli impianti, garanzie. È il lavoro che dà subito valore al fascicolo.
Le istruzioni operative
Schede degli impianti, procedure di emergenza, chiavi e accessi. Le scrive chi gestisce il condominio, insieme a chi lo conosce da vicino.
Le segnalazioni
Chi vede un problema lo segnala dal QR in bacheca. La segnalazione arriva via email all'amministratore ed entra in piattaforma, dove resta tracciata fino alla soluzione.
Le comunicazioni
Avvisi, convocazioni e informazioni di servizio arrivano via email ai condòmini. Per le urgenze, come un'interruzione dell'acqua o un ascensore fermo, anche via SMS.
Lavori, preventivi e ordini
È lui il tramite con i fornitori: apre i lavori, gestisce preventivi e consuntivi, affida gli interventi.
La prova del lavoro fatto
Quando richiesto, documentano l'intervento con foto e confermano il sopralluogo, da una pagina dedicata e senza bisogno di credenziali.
Copia, completa, invia
Tre testi da usare così come sono o da adattare. Le parti [tra parentesi] vanno sostituite con i tuoi dati.
1 Lettera per l'amministratore
Per chiedere di inserire il punto all'ordine del giorno della prossima assemblea.
[Luogo], [data]
Alla cortese attenzione di [Nome dell'amministratore / Studio]
Amministratore del Condominio [denominazione / indirizzo del condominio]
Oggetto: richiesta di inserimento all'ordine del giorno della prossima assemblea — valutazione di un fascicolo digitale del fabbricato.
Gentile [Amministratore],
in qualità di condòmino/a dell'unità interno [n.] dello stabile in oggetto, Le scrivo per chiederLe di inserire all'ordine del giorno della prossima assemblea la valutazione dell'adozione di un fascicolo digitale del fabbricato: un archivio digitale della documentazione dell'edificio (lavori, impianti, manutenzioni, scadenze, fornitori e documenti tecnici), consultabile dai condòmini in modo semplice.
L'obiettivo non è un giudizio sull'operato dell'amministrazione, ma mettere a disposizione di tutti uno strumento di trasparenza e ordine: informazioni sempre reperibili, scadenze sotto controllo e una memoria dell'edificio che resta nel tempo, a beneficio del condominio e del Suo stesso lavoro (meno richieste ripetute, meno contestazioni).
Il fascicolo resta di pertinenza del condominio: in caso di avvicendamento nell'amministrazione, l'archivio e tutte le informazioni restano disponibili e il passaggio di consegne avviene senza dover ricostruire lo storico.
Le chiedo pertanto di inserire il punto all'ordine del giorno della prima assemblea utile, così che possa essere presentato e discusso. Resto a disposizione per fornire ulteriori dettagli o una demo dello strumento.
La ringrazio per l'attenzione e porgo cordiali saluti.
[Nome e cognome], interno [n.]
2 Bozza del punto all'ordine del giorno
Testo da inserire tra i punti della convocazione. Adattalo alla prassi del tuo condominio.
Valutazione e adozione di un fascicolo digitale del fabbricato
Presentazione, discussione e deliberazione in merito all'adozione di un fascicolo digitale del fabbricato per la gestione documentale dell'edificio e la trasparenza verso i condòmini. In particolare:
- illustrazione dello strumento (archivio di lavori, impianti, manutenzioni, scadenze, fornitori e documenti, che resta al condominio anche in caso di cambio di amministratore);
- esame del preventivo di spesa e delle modalità di attivazione;
- deliberazione sull'adozione e sul relativo incarico all'amministratore.
Variante breve
Valutazione dell'adozione di un fascicolo digitale del fabbricato per la gestione documentale e la trasparenza: presentazione, preventivo e deliberazione.
3 Scheda da girare ai vicini
Un messaggio breve da incollare nel gruppo WhatsApp del condominio o da stampare.
Le informazioni del condominio, senza inseguire nessuno.
Una proposta per il nostro condominio: un archivio digitale dell'edificio, consultabile da tutti i condòmini. Aiuta il nostro amministratore a lavorare meglio, e a noi arrivano le risposte senza doverle chiedere.
Cosa cambia per noi
- È nostro, non dell'amministratore: se cambia amministratore, tutte le informazioni restano al condominio e il nuovo trova già lo storico.
- Lavori sotto controllo: chi, quando e con quale garanzia, sempre consultabile.
- Scadenze visibili: ascensore, antincendio, caldaia, impianto elettrico.
- Spazi comuni prenotabili dal telefono, senza telefonate.
- Verbali, regolamento e tabelle millesimali sempre disponibili, uguali per tutti.
- Avvisi e convocazioni via email, sempre consultabili; per le urgenze anche via SMS.
- Guasti segnalati in 30 secondi con una foto, dal QR in bacheca: la segnalazione arriva subito all'amministratore.
Cosa ti chiediamo: sostieni la proposta. Chiederemo di metterla all'ordine del giorno; in assemblea si decide a maggioranza.
In breve
- Come si accede? Ognuno riceve un invito via email con il proprio accesso personale. Per segnalare un guasto basta il QR in bacheca.
- Se cambiamo amministratore, perdiamo tutto? No. Il fascicolo è del condominio: gestionale e informazioni restano, il nuovo amministratore riparte da lì.
- Chi lo paga? Il condominio, su preventivo approvato in assemblea; la spesa è ripartita tra i condòmini. Resta sempre a uso del condominio: l'amministratore è un utilizzatore.
Non è una battaglia contro l'amministratore
Un buon amministratore ha tutto l'interesse a lavorare in trasparenza: meno telefonate, meno contestazioni, assemblee più serene. Molti adottano il fascicolo proprio perché glielo chiedono i condòmini. La proposta è un'occasione di collaborazione, non uno scontro.